10 Conseils pour des voyages d’affaire intelligents et rapides

Certains postes exigent des voyages d’affaires fréquents. Même si les voyages sont souvent plébiscités par les salariés (cités comme l’un des motifs de satisfaction au travail), ils consomment beaucoup de temps et nous éloignent de nos familles.

L’expérience montre néanmoins qu’avec quelques astuces, on arrive à optimiser ses voyages d’affaires.

1. Éviter les voyages si vous le pouvez

Ça paraît étonnant comme premier conseil, mais je pense qu’avant de faire un voyage, il faut vraiment se demander s’il est nécessaire.

Premièrement, avec les moyens modernes de communication comme la visioconférence, on obtient aujourd’hui de bons résultats. Même s’il est vrai que rien ne remplace un contact humain, je suggère de toujours évaluer les différentes possibilités.

Ensuite, voyager n’est pas gratuit : quand on ajoute tous les frais générés (billets, hôtel, notes de frais, etc.), ça peut vite revenir cher à l’entreprise.

Enfin, d’un point de vue écologique, l’avion reste quand même un très mauvais élève.

2. Optimiser vos trajets

Tout d’abord, le choix du mode de transport peut être déterminant. Autant si vous traversez un océan la décision est facile, autant sur des moyennes distances la question peut se poser. Pour des trajets de moins de 1000 km, le train, quand il existe, est souvent une bonne alternative à l’avion, d’autant plus qu’il permet d’éviter les désagréments liés à ce mode : aéroports loin des villes, enregistrement, passage de la sécurité, inconfort, absence de wifi, etc.

Ensuite, si vous voyagez en avion, je conseille autant que possible d’éviter les correspondances et de privilégier les vols directs. Ainsi, vous évitez les risques de manquer votre deuxième vol et de perdre votre valise en soute.

3. Bien planifier tout le voyage

Rien de pire que de devoir attendre un taxi pendant une heure quand vous venez de passer dix heures dans un avion !

Je conseille de toujours réserver un taxi à l’avance si c’est possible, ou de demander à l’hôtel d’envoyer une voiture.

Réserver un hôtel à l’avance est évidemment tout aussi indispensable. Si vous ne connaissez pas bien la ville, il est prudent de bien se renseigner avant et de ne pas choisir l’hôtel seulement en fonction du confort et du prix, mais également en regardant sa localisation. Certaines villes ont des systèmes de transport public peu efficaces et quelques mégalopoles ont des problèmes d’embouteillage monstrueux. Vous voulez donc éviter à tout prix de passer deux heures dans un taxi pour aller à une réunion le matin. L’idéal est de se faire aider par un local, qui vous orientera vers le meilleur choix en fonction de vos déplacements prévus.

4. Savoir utiliser les programmes de fidélité

Les programmes de fidélité peuvent vous faire bénéficier d’avantages qui vous font gagner en temps et en confort.

Chaque compagnie aérienne possède son propre programme de fidélité, mais il faut savoir que les compagnies sont regroupées en trois grandes alliances. Donc, si vous voyagez beaucoup, pas besoin d’adhérer au programme de chaque compagnie : mieux vaut adhérer à un programme dans chacune des grandes alliances. Aujourd’hui, les programmes de fidélité se valent à peu près tous et les bénéfices sont vraiment intéressants pour les voyageurs d’affaires.

En premier lieu, et dès que vous atteignez un certain statut, vous avez la possibilité de bénéficier d’upgrades fréquents. Cela permet évidemment de voyager avec plus de confort, donc d’être plus en forme, et aussi de gagner du temps grâce aux files spéciales d’enregistrement et d’embarquement.

Il existe aussi des avantages comme l’accès aux salons privés, qui permettent également de voyager plus détendu. Et puis, cerise sur le gâteau : plus vous accumulez de miles, plus vous avez la possibilité de bénéficier de voyages gratuits.

Les compagnies de location de voiture ont aussi leurs programmes de fidélité. Là aussi, gain de temps potentiel au moment de la location, et les upgrades pour un meilleur véhicule sont assez fréquents.

Enfin, les chaînes hôtelières ont également leurs programmes de fidélité. C’est un peu plus compliqué, car il y a beaucoup de chaînes et donc beaucoup de programmes distincts. Au final, similaires à ceux des locations de voitures, les programmes de fidélité hôteliers font gagner du temps et donnent souvent accès à de meilleures chambres.

5. Optimiser sa valise

Si vous voyagez vraiment beaucoup, il peut être utile d’avoir une valise quasiment prête, avec par exemple un nécessaire de toilette dédié. Sinon, ça se prépare quand même assez rapidement, même la veille ; et pour être sûr de ne rien oublier, je suggère de passer mentalement en revue les étapes de votre voyage.

Le meilleur conseil pour gagner du temps est de voyager avec une valise « cabine ». En effet, mettre des bagages en soute fait perdre beaucoup de temps (en gros 1 heure entre l’enregistrement et l’attente à l’arrivée) et on n’est jamais à l’abri d’une valise égarée. La taille de la valise cabine est assez standard et, en s’y prenant bien, on arrive à y faire rentrer pas mal de choses.

Et même pour des durées supérieures à 4 jours, on peut emporter un minimum d’affaires et compter sur le pressing de l’hôtel pour tenir tout le voyage. Et puis, c’est plus agréable de voyager léger !

Un conseil aussi : bien plier son costume et ses chemises, ça évite de devoir repasser en arrivant. Il y a de bonnes vidéos sur YouTube qui montrent comment faire :

• Comment plier son costume ?
• Comment plier ses chemises pour qu’elles ne se froissent pas ?

Après, si vous êtes du genre extrême dans l’organisation de la valise, il existe des techniques d’optimisation poussées, comme le roulage des tee-shirts, qui vont ensuite à l’intérieur des chaussures.

6. La trousse de toilette

Le nécessaire de toilette est un élément fondamental si vous voulez éviter de mettre vos bagages en soute. En effet, la réglementation interdit de transporter des flacons de liquide de plus de 100 ml. Et pas moyen de négocier avec la sécurité de l’aéroport si, par malheur, vous avez pris votre parfum de 150 ml : dans ces cas-là, c’est direction poubelle !

Je recommande donc d’avoir une trousse de toilette spéciale voyage, avec un nécessaire miniature :

• Dentifrice
• Mousse à raser
• Déodorant
• Parfum
• Gel ou mousse pour les cheveux

7. S’enregistrer à l’avance

S’enregistrer à l’avance, spécialement pour les trajets en avion, permet de gagner pas mal de temps, surtout si vous avez une valise cabine avec vous. Ça permet de passer directement à la sécurité et d’éviter les files d’attente des comptoirs d’enregistrement.

La plupart des compagnies ont des applications et vous pouvez même avoir votre billet électronique directement sur votre smartphone. Ainsi, plus besoin d’imprimer votre carte d’embarquement.

8. Attention à l’alimentation

Ce conseil est surtout valable si vous voyagez dans des pays où les habitudes alimentaires sont bien distinctes des nôtres. Nos estomacs sont fragiles et on tombe facilement malade si on commence à abuser de la nourriture locale sans laisser notre corps s’adapter.

Il faut bien entendu éviter à tout prix de manger dans la rue, et tant pis si on se rabat sur une chaîne occidentale connue.

Pour de longs voyages de plus d’une semaine, une bonne option est de choisir un hôtel avec kitchenette (type appart-hôtel), où vous pourrez vous cuisiner vos petits plats et éviter le restaurant matin, midi et soir !

9. Combattre le décalage horaire

Le décalage horaire peut être particulièrement fatigant, surtout si vous allez sur des destinations lointaines, type Asie ou Amériques.

Si vous voyagez pour très peu de temps (moins de 3 jours), mon conseil est d’essayer de ne pas trop se décaler et de conserver, dans la mesure du possible, l’horaire de départ. C’est tenable et ça évite de perdre trop de temps au retour pour se recaler.

Si le voyage est plus long, il faut au contraire essayer de se décaler assez rapidement, mais sans forcer non plus.

Il existe de nombreuses astuces pour combattre le décalage horaire. Mon conseil est de ne pas forcer et d’adapter son rythme. Par exemple, si vous voyagez vers l’ouest et que vous avez donc envie de vous coucher très tôt, ce n’est pas très recommandé de faire un repas riche et de boire de l’alcool le jour de votre arrivée !

10. Garder la forme

Il est vrai que le voyage modifie la routine, mais il n’est pas interdit pour autant de garder les bonnes habitudes. Ce n’est pas parce que vous voyagez avec des collègues que vous êtes obligé de faire la fête et de boire jusqu’à tard dans la nuit, même quand les réunions de travail sont terminées. Tous les hôtels internationaux ont en général une salle de sport, alors pourquoi s’en priver ? Et pourquoi ne pas aller courir aux alentours pour découvrir les environs ?