Certains postes exigent des voyages d’affaire fréquents. Même si les voyages sont souvent plébiscités par les salariés (cité comme un des motifs de satisfaction au travail), ils consomment beaucoup de temps et éloignent de nos familles.
L’expérience montre néanmoins qu’avec quelques astuces on arrive à optimiser ses voyages d’affaire.
1. Éviter les voyages si vous pouvez
Ça parait étonnant comme premier conseil mais je pense qu’avant de faire un voyage il faut vraiment se demander si c’est nécessaire.
Premièrement avec les moyens modernes de communication telle que la visioconférence, on obtient aujourd’hui de bons résultats en termes de communication et même si il est vrai que rien ne remplace un contact humain, je suggère de toujours évaluer les différentes possibilités.
Ensuite voyager n’est pas gratuit et quand on ajoute tous les frais générées (billets, hôtel, notes de frais ect…) ça peut vite revenir cher à l’entreprise.
Enfin d’un point de vue écologique, l’avion est quand même un très mauvais élève.
2. Optimiser vos trajets
Tout d’abord le choix du mode peut être déterminant. Autant si vous traversez un océan la décision est facile, autant sur des moyennes distances la question peut se poser. Pour des trajets de moins de 1000 km le train quand il existe est souvent une bonne alternative à l’avion, d’autant plus qu’il permet d’éviter dont les désagréments liés à ce mode : aéroports loin des villes, enregistrement, passage de la sécurité, inconfort, absence de wifi ect…
Ensuite si vous voyagez un avion je conseille le plus possible d’éviter les correspondances et de privilégier les vols directs. Ainsi vous évitez les risques de manquer votre deuxième vol et les risques de perdre votre valise en soute.
3. Bien planifier tout le voyage
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Rien de pire que de devoir attendre un taxi pendant une heure quand vous venez de passer dix heures dans un avion !
Je conseille de toujours réserver un taxi à l’avance si c’est possible ou demander à l’hôtel d’envoyer une voiture.
Réserver un hôtel à l’avance est évidemment également indispensable et si vous ne connaissez pas bien la ville il est prudent de bien se renseigner avant et de ne pas choisir l’hôtel seulement en termes de confort et de prix mais également en regardant sa localisation. Certaines villes ont des systèmes de transport public peu efficaces et quelques mégalopoles ont des problèmes d’embouteillage monstrueux. Vous voulez donc éviter à tout prix de passer deux heures dans un taxi pour aller à une réunion le matin. L’idéal est de se faire aider par un local qui vous orienter vers le meilleur choix en fonction de vos déplacements prévus.[/two_third]
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4. Savoir utiliser les programmes de fidélités
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Les programmes fidélités peuvent vous permettre de bénéficier d’avantages qui peuvent vous faire gagner en temps et en confort.
Chaque compagnie aérienne possède son propre programme de fidélité mais il faut savoir que les compagnies sont regroupées en trois grandes alliances. Donc si vous voyagez beaucoup pas besoin d’adhérer au programme de chaque fidélité mais plutôt à un programme dans chaque grande alliance. Aujourd’hui les programmes de fidélité se valent à peu près tous et les bénéfices sont vraiment intéressants pour les voyageurs affaires.
Au premier lieu et dès que vous atteignez un certain statut, vous avez la possibilité de bénéficier d’upgrades fréquents. Cela permet évidemment de voyager avec plus de confort, donc d’être plus en forme et aussi de gagner du temps avec des files spéciales d’enregistrement et d’embarquement.
Il existe aussi des avantages comme l’accès aux salons privés qui permettent également de voyager plus relax. Et puis cerise sur le gateau, plus vous acculez de miles, plus vous avez la possibilité de bénéficier de voyage gratuits.
Les compagnies de location de voiture ont aussi des programmes de fidélité. La aussi, gain de temps potentiels au moment de la location et les upgrades pour un meilleur véhicule sont assez fréquents.
Enfin les chaînes hôtelières ont également leurs programmes de fidélité. C’est un peu plus compliqué car il y a beaucoup de chaines et donc beaucoup de programmes de fidélités distincts. Au final similaires à ceux des locations de voitures, les programmes de fidélité hôteliers font gagner du temps et donnent souvent accès à des meilleures chambres.
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5. Optimiser sa valise
Si vous voyagez vraiment beaucoup, il peut être utile d’avoir une valise quasiment prête avec par exemple un nécessaire de toilette dédié. Sinon ça se prépare quand même assez rapidement même la veille et pour être sûr de ne rien oublier je suggère de passer mentalement les étapes de votre voyage pour être sûr de tout avoir.
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- Nécessaire de toilette (voir ci-après)
- Un costume (autant voyager confortable si possible et don le laisser ans la valise)
- Des chemises
- Sous-vêtements
- Chaussures de ville et leur sac
- Ceinture (ça évite de devoir l’enlever à la sécurité)
- Cravates
- Tenue décontractée
- Tenue de sport
- Adaptateurs si vous voyagez à l’étranger
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[/content_boxes] Le meilleur conseil pour gagner du temps est de voyager avec une valise « cabine ». En effet, mettre des bagages en soute fait perdre beaucoup de temps (en gros 1 heure entre l’enregistrement et l’attente à l’arrivée) et on n’a jamais à l’abri d’une valise égarée. La taille de la valise cabine est assez standard et en s’y prenant bien on arrive à y faire rentrer pas mal de choses.
Et même pour des durées supérieures à 4 jours on peut empoter un minimum d’affaires et compter sur le pressing de l’hôtel pour tenir tout le voyage. Et puis c’ets plus agréable de voyager léger!
Un conseil aussi est de bien plier son costume et ses chemises : ça évite ainsi de devoir repasser en arrivant. Il y a des bonnes vidéos sur Youtube qui montrent comment faire.
Après si vous êtes extrême dans l’organisation de la valise il y a des techniques d’optimisation poussées comme par exemple le roulage de tee-shirt qui vont ensuite à l’intérieur des chaussures.
6. La trousse de toilette
Le nécessaire de toilette est un élément fondamental si vous voulez éviter de mettre vos bagages en soute. En effet, les lois interdisent de transporter des flacons de liquide de quantité supérieure à 100ml. Et pas moyen de négocier avec la sécurité de l’aéroport si par malheur vous avez pris votre parfum de 150ml. Dans ces cas-là c’est direction poubelle !
Je recommande donc d’avoir une trousse de toilette spéciale voyage avec un nécessaire de toilette miniature :
- Dentifrice
- Mousse à raser
- Déodorant
- Parfum
- Gel ou mousse pour les cheveux
7. S’enregistrer à l’avance
S’enregistrer à l’avance, spécialement pour les trajets en avion, permet de faire gagner pas mal de temps, surtout si vous avez une valise cabine avec vous. Ça permet de passer directement à la sécurité et éviter les files d’attente des compteurs d’enregistrement.
La plupart des compagnies ont des applications et vous pouvez même avoir votre billet électronique directement sur votre smartphone. Ainsi même plus besoin d’imprimer votre carte d’embarquement.
8. Attention à l’alimentation
Ce conseil est surtout valable si vous voyagez dans des pays où les habitudes alimentaires sont bien distinctes des nôtres. Nos estomacs sont fragiles et on tombe facilement malae si on commence à abuser de la nourriture locale sans laisser notre corps s’adapter.
Il faut bien entendu éviter à tour prix de manger dans la rue et tant pis si on se rabat sur une chaine occidentale connue.
Pour des longs voyages de plus d’une semaine une bonne option est de choisir un hôtel avec kitchenette (type appart hôtel) où vous pourrez vous cuisiner vos petits plats et éviter le restaurant matin midi et soir !
9. Combattre le décalage horaire
Le décalage horaire eut être particulièrement fatiguant, surtout si vous allez sur des destinations lointaines type Asie ou Amériques.
Si vous voyagez pour très peu de temps (< 3 jours) mon conseil est d’essayer de ne pas trop s décaler et d’essayer dans la mesure du possible de conserver l’horaire de départ. C’est tenable et évite de perdre trop de temps au retour pour se recaler.
Si le voyage est plus long il faut par contre essayer de se décaler assez rapidement mais sans forcer non plus.
Il existe de nombreuses astuces pour combattre le décalage horaire. Mon conseil est de ne pas forcer et d’adapter son rythme. Par exemple si vous voyagez vers l’ouest et que vous avez donc envie de vous couche très tôt, ce n’est pas très recommandable de faire un repas riche et de boire de l’alcool le jour de votre arrivée !
10. Garder la forme
Il est vrai que le voyage modifie la routine mais il n’est pas interdit pour autant de garder les bonnes habitudes. Ce n’est pas parce que vous voyagez avec des collègues que vous êtes obligés de faire la fête et de boire jusqu’à tard dans la nuit même si les réunions de travail sont terminées. Tous les hôtels internationaux ont en général une salle de sport donc pourquoi s’en priver et pourquoi ne pas aller courir aux alentours pour découvrir les environs.
